Qué es la debida diligencia y cómo hacerla antes de contratar

¿Qué es la debida diligencia antes de contratar?

Debida diligencia es averiguar con quién estás tratando antes de quedar obligado con esa persona, y dejar constancia de lo que averiguaste.

Las dos partes cuentan. La primera evita el problema; la segunda es la que te protege si el problema aparece igual, porque permite mostrar que actuaste con el cuidado que la situación exigía y no a ciegas.

¿En qué orden se hacen las consultas de debida diligencia?

Empieza por lo gratuito y ancho, y sólo paga cuando el negocio lo justifique. Este es el orden que ahorra más tiempo.

Primero, existencia: busca la empresa en el RUES por NIT y mira el estado de la matrícula, la cámara y el último año renovado. Si es una persona natural, empieza por el estado de su cédula en la Registraduría.

Segundo, capacidad: compra el certificado de existencia y representación legal en la cámara donde esté matriculada. Es el único documento que dice quién es hoy el representante legal y hasta qué monto puede obligar a la sociedad sin autorización de la junta. Firmar por encima de ese tope es de las formas más comunes de que un contrato se caiga después.

Tercero, señales de riesgo: sanciones de las superintendencias, contratos y multas con el Estado en el SECOP, procesos judiciales en la Rama Judicial, antecedentes disciplinarios y fiscales, coincidencias en listas de sanciones internacionales.

Cuarto, capacidad de pago: bienes inmuebles por el índice de propietarios y estados financieros reportados a la Superintendencia de Sociedades, si la empresa está obligada a reportarlos.

Guarda cada consulta en PDF con su fecha. Una carpeta con ocho PDF fechados es debida diligencia; un recuerdo de haber mirado no lo es.

¿Qué información de tu contraparte puedes consultar legalmente?

Casi todo lo anterior es información pública por la Ley 1712 de 2014, que consagra el derecho de acceso a la información pública. Registros mercantiles, contratación estatal, sanciones administrativas, boletines de responsables fiscales y procesos judiciales sin reserva son consultables por cualquier persona.

En materia de datos personales, la regla habilitante es el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: la autorización del titular no es necesaria cuando se trata de datos de naturaleza pública. Pero el mismo artículo cierra con una advertencia que se olvida: «quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley». Reunir diez datos públicos sobre una persona sigue siendo tratamiento de datos personales, y eso obliga a tener una finalidad legítima, a no usarlos para otra cosa y a no ponerlos a circular.

¿Qué información de otra persona no puedes consultar?

Centrales de riesgo crediticio. El dato financiero, crediticio, comercial y de servicios está regulado por la Ley 1266 de 2008, que restringe su circulación a los «usuarios» que ella define y les impone deberes de reserva y de finalidad: guardar reserva sobre lo que reciben y usarlo «únicamente para los fines para los que le fue entregada». No es información pública y no se consulta como si lo fuera.

Los antecedentes judiciales de un tercero en el portal de la Policía. Sus términos de uso limitan el servicio a fines personales y prohíben expresamente consultar a un tercero. Si necesitas ese certificado, pídeselo a la persona: lo descarga en un minuto.

Cualquier fuente protegida con captcha, saltándose el captcha. Un control antiautomatización es la manera en que la entidad dice que esa consulta se hace a mano. Se hace a mano.

Los vehículos de una persona. Es una creencia extendida y es falsa: el RUNT no permite buscar vehículos por cédula. Su consulta ciudadana exige la placa y el documento del propietario a la vez, y sirve para confirmar que una placa que ya conoces está a nombre de esa persona, no para descubrir cuáles tiene.

Historia clínica, afiliaciones a seguridad social y todo lo que exija autorización del titular. Y las redes sociales del sujeto, que no son una fuente: no se pueden aportar con fuente y fecha, y lo que se encuentra ahí suele decir más de quien busca que de quien es buscado.

¿Cuáles son los errores más caros al revisar a una contraparte?

Confundir «matrícula activa» con «empresa viva». Una sociedad con cinco años sin renovar está disuelta y en liquidación por el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, aunque su matrícula siga apareciendo activa.

Tratar una coincidencia de nombre como una identificación. Ni la consulta de procesos judiciales ni las listas de sanciones publican el documento de las partes en todos los casos, y los homónimos son frecuentes. Sin cruce de documento no se afirma nada.

Hacer la diligencia y no fecharla. Estas fuentes cambian: las listas de la OFAC se actualizan varias veces por semana y un certificado de tradición vale treinta días.

Contarle a un tercero lo que encontraste. Los datos son públicos, pero difundirlos no es parte de la diligencia: es un tratamiento distinto, con otra finalidad, y ahí sí puedes responder.