Cómo consultar los antecedentes de una persona en Colombia

¿Qué certificados de antecedentes existen y qué dice cada uno?

Cuando alguien pide «los antecedentes» de una persona suele imaginar un documento único. No existe. Hay tres registros distintos, en tres entidades distintas, que responden a tres preguntas distintas, y una persona puede estar limpia en dos y sancionada en el tercero.

La Procuraduría certifica lo disciplinario: las sanciones e inhabilidades de quienes ejercen o ejercieron funciones públicas, y las que provienen del ejercicio de profesiones liberales. La Contraloría certifica lo fiscal: si la persona figura en el Boletín de Responsables Fiscales por un fallo en firme que no ha pagado. La Policía certifica lo judicial: si tiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales.

Ninguno de los tres dice si la persona tiene procesos en curso. Eso se consulta aparte, en el portal de la Rama Judicial, y es otra búsqueda con otras reglas.

¿Quién puede sacar el certificado de antecedentes judiciales de la Policía?

Aquí está el error más frecuente, y conviene decirlo con las dos normas encima porque parecen contradecirse.

El artículo 94 del Decreto Ley 019 de 2012 dice que «las entidades públicas o los particulares que requieran conocer los antecedentes judiciales de cualquier persona nacional o extranjera podrán consultarlos en línea». Leído solo, ese artículo parece habilitar a cualquiera.

Pero el servicio que la Policía montó para cumplirlo tiene sus propios términos de uso, que hay que aceptar antes de entrar, y esos términos dicen otra cosa: el uso «está limitado a fines personales», la «consulta de información personal de un tercero» se considera irregular, y «se prohíbe expresamente a cualquier persona natural o jurídica, diferente del titular de los datos, la utilización de la información personal contenida en este sitio web». Para entrar hay que declarar además que «únicamente solicitaré información relativa a mi persona».

La consecuencia práctica es simple: en ese portal no se consulta a otro. Si necesitas el certificado judicial de un cliente, de un candidato o de una contraparte, pídeselo a esa persona. Ella entra, hace la consulta en un minuto, la guarda en PDF con la opción de imprimir del navegador y te la entrega. Es gratuito, y así el certificado llega con el consentimiento de su titular en lugar de a sus espaldas.

¿Cómo saco el certificado de antecedentes de la Procuraduría?

Se hace en la página de generación de antecedentes de la Procuraduría, es gratuito en todo el país y sale en PDF con número, fecha y hora, de modo que cualquiera puede verificarlo después.

El formulario pide tipo y número de identificación —acepta cédula, cédula de extranjería, NIT, permiso especial de permanencia y permiso por protección temporal—, el tipo de certificado y una pregunta de control de cultura general que hay que responder para demostrar que no eres un programa. Si la pregunta no se entiende, un botón la cambia.

Hay dos tipos y no dan lo mismo. El ordinario contiene, en palabras del artículo 238 de la Ley 1952 de 2019, «las anotaciones de las sanciones o inhabilidades que se encuentren vigentes»: es el que sirve para saber si hoy hay algo que impida contratar. El especial se expide para nombramiento o posesión en cargos que exigen ausencia de antecedentes y certifica «todas las anotaciones que figuren en el registro», incluidas las ya cumplidas.

¿Cómo saco el certificado de antecedentes de la Contraloría?

También es gratuito y también sale al instante, con un código de verificación que permite comprobarlo más tarde en la misma página. El formulario está separado en dos: uno para persona natural y otro para persona jurídica. Lleva un «no soy un robot» que hay que resolver a mano.

Lo que consulta es el Boletín de Responsables Fiscales, que el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 obliga a la Contraloría a publicar cada tres meses con los nombres de quienes tienen un fallo de responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no han pagado.

Ese mismo artículo explica por qué el certificado se pide tanto: los representantes legales y los nominadores «deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato» con quien aparezca en el boletín, so pena de incurrir en causal de mala conducta. No es un trámite decorativo: contratar con alguien reportado tiene consecuencias para quien contrata.

¿Qué hago con los certificados una vez los tengo?

Guarda cada certificado en PDF con su fecha y, cuando lo traiga, su código de verificación; la consulta de la Policía no trae código, así que guárdala con la fecha en que la hiciste. Un certificado sin fecha no prueba nada, porque estos registros cambian: una sanción se cumple, un fallo se paga, una inhabilidad vence.

Y no confundas categorías. Que alguien tenga una anotación disciplinaria no dice nada sobre su solvencia; que esté en el boletín fiscal no significa que tenga procesos penales; que no tenga antecedentes judiciales no significa que no lo estén demandando. Cada certificado responde una sola pregunta, y sacar conclusiones de más es la manera más rápida de equivocarse con una persona.