Cómo saber si una empresa está activa o liquidada

¿Qué dice el RUES de una empresa y qué no dice?

El primer dato está en el Registro Único Empresarial y Social, el RUES, que administran las cámaras de comercio. Ahí figuran la matrícula, la cámara donde está inscrita, la organización jurídica, el estado de la matrícula y el último año que renovó.

Puedes verlo gratis en la consulta oficial de rues.org.co o en el verificador de empresas de KippiLex, que lee los datos abiertos que Confecámaras publica cada mes. Los datos abiertos van unas semanas por detrás del registro real, así que fíjate siempre en la fecha del dato.

Lo que ese registro no contiene es el estado societario de fondo: si la sociedad fue disuelta, si está en liquidación o si tiene un proceso de insolvencia. Para eso hay que seguir.

¿Una empresa con matrícula activa puede estar disuelta?

El estado de la matrícula tiene sólo dos valores útiles: activa o cancelada. «Activa» significa exclusivamente que nadie la ha cancelado. No dice que la empresa opere, ni que haya cumplido con sus obligaciones registrales.

El dato que sí lo dice es el último año renovado. El artículo 33 del Código de Comercio ordena renovar la matrícula «anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año». Si estamos en septiembre y el último año renovado es el anterior, la empresa está en mora con el registro.

Y hay una consecuencia que casi nadie asocia con ese campo. El artículo 31 de la Ley 1727 de 2014 obliga a las cámaras a depurar el RUES cada año y dispone que las sociedades y demás personas jurídicas que incumplieron la renovación «en los últimos cinco (5) años, quedarán disueltas y en estado de liquidación». Para personas naturales, establecimientos de comercio, sucursales y agencias, la consecuencia es la cancelación de la matrícula.

Es decir: una sociedad puede aparecer con matrícula activa y estar disuelta por ministerio de la ley. Si vas a contratar con una empresa que lleva años sin renovar, ese es el momento de detenerte.

¿Puede una sociedad en liquidación firmar un contrato contigo?

Cuando ves una razón social que termina en «EN LIQUIDACIÓN», eso no es un adorno ni un rumor: es una obligación legal. El artículo 222 del Código de Comercio dispone que «el nombre de la sociedad disuelta deberá adicionarse siempre con la expresión “en liquidación”».

El mismo artículo explica el efecto, y es el dato que de verdad importa para contratar: disuelta la sociedad, «no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación». Cualquier operación ajena a ese fin hace responsables de forma ilimitada y solidaria al liquidador y al revisor fiscal que no se hubiere opuesto.

Traducido: una sociedad en liquidación no puede firmar contigo un contrato nuevo de su giro ordinario. Si alguien te lo ofrece, el problema no es de forma.

¿Cómo veo en Supersociedades si la empresa está en reorganización?

Una empresa puede estar activa, renovada y aun así en un proceso de insolvencia. Eso se consulta en la Superintendencia de Sociedades, en su consulta general por NIT, que muestra el estado y la situación de la sociedad, y en la Baranda Virtual, donde se ve el expediente por número de radicado.

Esa consulta está protegida con un control antiautomatización, así que hay que hacerla a mano: se escriben los primeros nueve dígitos del NIT, se resuelve el desafío y se consulta. Toma dos minutos y es gratuita.

Como señal complementaria, los datos abiertos de estados financieros de la misma Superintendencia traen el «estado actual» que la sociedad reportó en su última carátula. Es útil, pero tiene la fecha de corte del reporte —normalmente el 31 de diciembre del año anterior—, así que sirve como indicio y no como certificado.

¿Cuándo necesitas el certificado de existencia y representación legal?

Para firmar, demandar o aportar prueba, ninguna consulta en pantalla basta. El artículo 30 del Código de Comercio es tajante: «toda inscripción se probará con certificado expedido por la respectiva cámara de comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro mercantil».

El certificado de existencia y representación legal es de pago, lo vende la cámara donde está matriculada la empresa y trae lo que ninguna consulta gratuita te da: quién es el representante legal hoy, qué facultades tiene y hasta qué monto puede obligar a la sociedad sin autorización de la junta.

Ese último dato es el que salva contratos. Firmar con un representante que tenía un tope de cuantía por debajo del valor del contrato es una de las formas más comunes y más caras de que un negocio se caiga después.