¿Qué dice la consulta al RUES y qué no?
El RUES es el registro que administran las cámaras de comercio del país y que Confecámaras sincroniza a nivel nacional. Confecámaras publica un extracto en el portal de datos abiertos del Estado, y ese extracto es lo que consulta esta página: quién está matriculado, con qué número, en qué cámara, con qué estado y hasta qué año renovó.
Lo que no te dice: si la empresa tiene procesos judiciales, deudas, sanciones administrativas, contratos con el Estado o coincidencias en listas de sanciones internacionales. Nada de eso está en el registro mercantil, y por eso una consulta al RUES no es una verificación de contraparte.
¿Una matrícula «activa» significa que la empresa está al día?
Es la confusión más común y la más cara. El estado de la matrícula sólo dice si fue cancelada o no. La obligación de mantenerla viva es otra: el artículo 33 del Código de Comercio manda renovarla cada año, dentro de los tres primeros meses. Por eso el dato que hay que mirar es el último año renovado.
Y hay una consecuencia dura que casi nadie asocia con ese campo: el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014 obliga a las cámaras a depurar el RUES cada año, y dispone que las sociedades y demás personas jurídicas que incumplieron la renovación durante los últimos cinco años quedan disueltas y en estado de liquidación. La matrícula puede seguir apareciendo como activa mientras eso ocurre.
¿Cuándo hay que comprar el certificado de la cámara de comercio?
Para firmar, demandar o aportar prueba, la consulta no sirve: el artículo 30 del Código de Comercio dice que toda inscripción se prueba con el certificado que expide la cámara de comercio o con inspección judicial. El certificado de existencia y representación legal es de pago, lo vende cada cámara con su propia tarifa y es el documento que acredita quién puede obligar a la sociedad y hasta qué monto.
La consulta oficial en rues.org.co es gratuita, está al día con cada cámara y desde ahí se compra el certificado.