¿Qué registro civil piden para el pasaporte y otros trámites?

¿Qué son las notas de un registro civil?

Los hechos que cambian el estado civil se inscriben en el registro civil. En el folio de nacimiento quedan anotados reconocimientos, matrimonio, divorcio, cambios de nombre y alteraciones de la patria potestad (Decreto 1260 de 1970, arts. 5 y 22). Si el folio se corrige, las copias deben indicar la escritura, resolución o providencia que ordenó la corrección (art. 113).

En el uso común, esas anotaciones se llaman «notas marginales». La Registraduría y la Cancillería hablan de «espacio de notas» sin definirlo. La Registraduría dice que la copia digital no lo tiene y que algunos trámites especiales lo requieren.

¿Qué piden en la Cancillería para el pasaporte?

Según la página de requisitos de la Cancillería, un adulto se identifica con su cédula vigente. Con solo la contraseña de primera vez, debe llevar también la copia del registro civil expedida por notario, registrador o cónsul. Si su registro o su cédula se obtuvieron de forma extemporánea, o nació fuera del país, debe presentar la copia auténtica con espacio de notas recíproco.

Para un menor, la Cancillería pide la copia auténtica del registro civil de nacimiento (fiel copia) con espacio de notas, expedida por notario, registrador o cónsul. Si tiene entre 7 y 17 años, también el original de la tarjeta de identidad o la contraseña. No acepta certificados de registro de nacimiento ni comprobantes de inscripción de la Registraduría, ni fotocopias autenticadas.

¿Sirve la copia digital de la Registraduría?

La Registraduría advierte, en su página de apostilla, que la copia digital no contiene el espacio de notas requerido para algunos trámites especiales. Con lo que exige la Cancillería, la digital queda en duda para el pasaporte de un menor. Antes de pagar, confirma con la oficina de pasaportes.

Desde el 1 de marzo de 2026 la copia física cuesta $10.800 en la Registraduría y la digital $18.750. En notaría, la primera copia del registro civil de nacimiento no tiene costo, según la Superintendencia de Notariado y Registro.

¿Cómo pido la copia con espacio de notas?

Ve a una registraduría autorizada, o a la oficina donde se hizo la inscripción, con tus nombres y apellidos y el tomo, folio, serial y fecha. Si no los sabes, la Registraduría tiene una consulta para averiguar la oficina de inscripción. Los registros de tomo y folio solo se consultan en la oficina donde fueron inscritos.

¿Y para otros trámites, como la apostilla?

La Registraduría no acepta certificados digitales para apostillar. La copia debe llevar el adhesivo de recaudo y una fecha de expedición no mayor a noventa días. La solicitud se atiende dentro de quince días hábiles.

Otras entidades definen su propio requisito. Si dice «con espacio de notas», «copia auténtica» o «fiel copia», pide la física.