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Cuenta de cobro
Formato de cuenta de cobro para persona natural no obligada a facturar, actualizado a 2026 y listo para llenar y descargar en Word o PDF. Incluye la declaración de no responsable de IVA (menos de 3.500 UVT, $183.309.000 en 2026), la constancia de la planilla de seguridad social sobre el 40 % del valor mensual y un espacio para que quien paga acepte la deuda.
- Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario) art. 437 parágrafos 3 y 5 (modificado y adicionado por el art. 4 de la Ley 2010 de 2019)
- Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario) art. 383 parágrafo 2 (inciso modificado por el art. 8 de la Ley 2277 de 2022)
- Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario) art. 103
- Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario) art. 771-2
- Decreto 1625 de 2016 art. 1.6.1.4.2
- Decreto 1625 de 2016 art. 1.6.1.4.3
- Decreto 1625 de 2016 art. 1.6.1.4.11
- Decreto 1625 de 2016 art. 1.6.1.4.12
- Resolución 227 de 2025 (DIAN) arts. 1.5.2.2.2 y 1.5.2.6.1
- Resolución 238 de 2025 (DIAN) art. 1, valor de la UVT para 2026
- Ley 2277 de 2022 art. 89
- Sentencia C-019 de 2024
- Ley 1150 de 2007 art. 23
- Código General del Proceso art. 244
- Código General del Proceso art. 419
- Código General del Proceso art. 422
- Código de Comercio art. 772
Cuándo se usa este modelo y cuándo no
Usar el modelo equivocado cuesta más tiempo que no usar ninguno.
Sirve para
- Es persona natural, presta un servicio o vende un bien y no es responsable del IVA.Quien cumple todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario no está obligado a facturar (numeral 3 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016). La cuenta de cobro es el documento con el que pide el pago.
- Tiene un contrato de prestación de servicios y le piden una cuenta de cobro cada mes con la planilla.El modelo deja constancia de la planilla pagada sobre el 40 % del valor mensualizado del contrato (artículo 89 de la Ley 2277 de 2022) y pide que los aportes se descuenten de la base de retención en la fuente (parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario).
- Es contratista de una entidad pública que no le paga sin la planilla al día.El parágrafo 1 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, exige acreditar el pago de aportes para cada pago del contrato estatal. Además, para quienes derivan sus ingresos de contratos con el Estado los límites de no responsable del IVA suben a 4.000 UVT.
- Quiere que quien paga reconozca por escrito la deuda y la fecha de pago.La cuenta de cobro sola proviene del acreedor. Con la aceptación firmada por el pagador, la obligación consta también en un documento que proviene del deudor, que es lo que exige el artículo 422 del Código General del Proceso.
No sirve para
- Es responsable del IVA, supera 3.500 UVT de ingresos o ejerce una profesión liberal sin cumplir las condiciones de no responsable.Está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente (artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016). Entregar una cuenta de cobro en su lugar expone al cierre del establecimiento, oficina o consultorio del artículo 1.6.1.4.11 del mismo decreto.
- Cumple horario, recibe órdenes y cobra cada mes lo mismo por las funciones de un cargo.Eso puede ser un contrato de trabajo encubierto, y la cuenta de cobro no lo cambia. Lo que corresponde es reclamar los salarios y prestaciones de la relación laboral.Demanda ordinaria laboral de primera instancia
- Ya presentó la cuenta de cobro, venció el plazo y no le pagan.Enviar otra cuenta de cobro no agrega nada. El paso siguiente es un requerimiento de pago escrito y, después, la vía judicial.Requerimiento de pago prejurídico
- Va a trabajar varios meses para el mismo cliente y no hay nada firmado.Antes de la primera cuenta de cobro conviene firmar el contrato: fija el objeto, los entregables y la forma de pago, y es el documento del deudor que después sostiene el cobro.Contrato de prestación de servicios (contratista independiente)
Los errores que hacen que la rechacen
No son erratas de redacción. Son los que cuestan el trámite.
Sumarle IVA al valor cuando no es responsable del impuesto.
El parágrafo del artículo 437 del Estatuto Tributario prohíbe a los no responsables adicionar al precio suma alguna por IVA; si lo hacen, deben cumplir íntegramente las obligaciones de los responsables del impuesto.
Firmar un contrato gravado por más de 3.500 UVT sin haberse inscrito antes como responsable del IVA.
El parágrafo 3 del artículo 437 exige la inscripción previa como responsable del IVA y la convierte en formalidad para la procedencia de costos y deducciones de quien contrata. Lo mismo aplica cuando varios contratos con el mismo contratista superan esa suma.
Cotizar sobre un salario mínimo cuando el contrato vale bastante más.
La base mínima es el 40 % del valor mensualizado del contrato sin IVA (artículo 89 de la Ley 2277 de 2022). Cotizar por debajo deja un aporte inferior al legal, que la UGPP puede fiscalizar.
Entregar la cuenta de cobro sin la planilla ni el RUT.
Sin la planilla, quien paga no tiene cómo comprobar los aportes que el parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario resta de la base de retención en la fuente, y la retención puede salir más alta; una entidad pública, además, no puede hacer el pago. Sin el RUT, el pagador no tiene cómo verificar la condición de no responsable del IVA que exige el parágrafo 3 del artículo 437.
Creer que la cuenta de cobro, por sí sola, basta para una demanda ejecutiva.
El artículo 422 del Código General del Proceso exige que la obligación conste en documentos que provengan del deudor. Si no hay contrato firmado, acta de recibo ni aceptación, el juez puede negar el mandamiento de pago.
En qué norma se apoya
Cada enlace va al texto oficial. Comprobados el 15 de septiembre de 2026.
Estatuto Tributario, artículo 437, parágrafos 3 y 5
No deben registrarse como responsables del IVA las personas naturales que presten servicios o sean comerciantes minoristas, entre otras, si cumplen todas las condiciones: ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso, un solo establecimiento, sin explotación de intangibles, no ser usuarios aduaneros, sin contratos gravados de 3.500 UVT o más y consignaciones de la actividad que no superen 3.500 UVT. Para los prestadores de servicios personas naturales que derivan sus ingresos de contratos con el Estado los límites son de 4.000 UVT.
Parágrafo 3 modificado y parágrafo 5 adicionado por el artículo 4 de la Ley 2010 de 2019. Con la UVT de 2026 ($52.374, Resolución DIAN 238 de 2025), 3.500 UVT son $183.309.000 y 4.000 UVT son $209.496.000.
Ver el texto en DIAN, Compilación JurídicaDecreto 1625 de 2016, artículos 1.6.1.4.2 y 1.6.1.4.3
Están obligados a facturar los responsables del IVA, los comerciantes y quienes ejercen profesiones liberales, con excepción de los no obligados. No están obligadas, entre otras, las personas naturales de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario que cumplan todas sus condiciones.
Texto sustituido por el artículo 1 del Decreto 358 de 2020; el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.3 fue modificado por el artículo 2 del Decreto 442 de 2023.
Ver el texto en DIAN, Compilación JurídicaDecreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.4.11
Quienes estando obligados a facturar no facturen y expidan documentos distintos, como prefactura, cuenta de cobro o precuenta, serán objeto de la sanción de clausura o cierre del establecimiento, oficina o consultorio del artículo 652-1 del Estatuto Tributario.
Ver el texto en DIAN, Compilación JurídicaDecreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.4.12, y Resolución DIAN 227 de 2025, artículos 1.5.2.2.2 y 1.5.2.6.1
Cuando se compra a un no obligado a facturar, el adquirente genera el documento soporte que prueba la transacción para el costo, la deducción o el impuesto descontable. Deben generarlo en forma electrónica y transmitirlo a la DIAN los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y responsables del IVA; los demás lo generan en físico.
La Resolución 227 de 2025 (Resolución Única de la DIAN) compiló los artículos de la Resolución 167 de 2021 y derogó su texto; la regla se mantiene.
Ver el texto en DIAN, Compilación JurídicaEstatuto Tributario, artículo 383, parágrafo 2
La tabla de retención en la fuente de los pagos laborales se aplica también a los pagos por rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral. La base se calcula por pagos mensualizados: el valor total del contrato menos los aportes obligatorios a salud y pensión, dividido por los meses de vigencia.
Inciso primero modificado por el artículo 8 de la Ley 2277 de 2022.
Ver el texto en DIAN, Compilación JurídicaLey 2277 de 2022, artículo 89
Los trabajadores independientes con ingresos netos mensuales de un salario mínimo o más que celebren contratos de prestación de servicios personales cotizan mes vencido sobre una base mínima del 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir el IVA.
Declarado exequible por el cargo de unidad de materia en la Sentencia C-019 de 2024. Reemplazó la regla del artículo 244 de la Ley 1955 de 2019, declarado inexequible con efectos diferidos en la Sentencia C-068 de 2020.
Ver el texto en Secretaría del Senado, régimen legalCorte Constitucional, Sentencia C-019 de 2024
Declara exequibles, por el cargo de vulneración del principio de unidad de materia, el artículo 89 y el parágrafo 1 del artículo 93 de la Ley 2277 de 2022.
Ver el texto en Corte Constitucional, relatoríaLey 1150 de 2007, artículo 23
Modifica el artículo 41 de la Ley 80 de 1993: el contratista estatal debe acreditar que está al día en los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, y ese requisito debe acreditarse para cada pago derivado del contrato.
Ver el texto en Secretaría del Senado, régimen legalCódigo General del Proceso, artículo 422
Pueden demandarse ejecutivamente las obligaciones expresas, claras y exigibles que consten en documentos que provengan del deudor o de su causante y constituyan plena prueba contra él.
Ver el texto en Secretaría del Senado, régimen legal
Preguntas frecuentes
¿Qué es una cuenta de cobro y quién la puede usar?›
Es el documento con el que una persona natural le pide a otra el pago de un servicio prestado o de un bien entregado cuando no está obligada a expedir factura. La usan, sobre todo, contratistas independientes y trabajadores por prestación de servicios que no son responsables del IVA. El artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016 obliga a facturar a los responsables del IVA, a los comerciantes y a quienes ejercen profesiones liberales, pero exceptúa a los sujetos no obligados del artículo 1.6.1.4.3, entre ellos las personas naturales que cumplen todas las condiciones de no responsables del IVA de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario.
¿La cuenta de cobro reemplaza la factura?›
No. Sólo sirve a quien no está obligado a facturar. Quien sí lo está y entrega una cuenta de cobro en lugar de la factura se expone a la sanción de cierre del establecimiento, oficina o consultorio: el artículo 1.6.1.4.11 del Decreto 1625 de 2016 menciona expresamente la cuenta de cobro entre los documentos que no sustituyen la factura. Tampoco es un título valor: la factura lo es por el artículo 772 del Código de Comercio; la cuenta de cobro no tiene esa calidad.
¿Qué pasa si no soy responsable de IVA?›
No cobra IVA y no está obligado a facturar, siempre que cumpla todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario: ingresos brutos de la actividad inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso, un solo establecimiento u oficina, sin franquicias ni concesiones, no ser usuario aduanero, ningún contrato gravado por 3.500 UVT o más y consignaciones provenientes de actividades gravadas que no superen ese tope. Con la UVT de 2026 fijada en $52.374, 3.500 UVT son $183.309.000. Para los prestadores de servicios que derivan sus ingresos de contratos con el Estado todos esos límites son de 4.000 UVT, es decir $209.496.000 (parágrafo 5). El mismo artículo le prohíbe sumar IVA al precio y le exige registrar su condición en el RUT y entregar copia al adquirente cuando contrata con un responsable del impuesto.
¿La cuenta de cobro necesita firma?›
Ni el Estatuto Tributario ni el Decreto 1625 de 2016 le fijan un formato ni exigen firma. Firmarla es lo aconsejable, porque la firma deja certeza sobre quién la elaboró: el artículo 244 del Código General del Proceso define así el documento auténtico y presume auténticos los documentos privados firmados o elaborados por las partes mientras no se tachen de falsos o se desconozcan. Si se envía por correo electrónico, el artículo 244 también presume auténticos los mensajes de datos.
¿Qué es el documento soporte y a quién le toca hacerlo?›
Es el documento con el que quien paga soporta el costo o la deducción cuando compra a alguien no obligado a facturar (artículo 771-2 del Estatuto Tributario y artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016). No lo hace quien cobra, sino el adquirente. Si el adquirente es facturador electrónico, debe generarlo en forma electrónica y transmitirlo a la DIAN (artículo 1.6.1.4.12 citado y artículo 1.5.2.2.2 de la Resolución 227 de 2025); quien no está obligado a facturar lo genera en físico y lo conserva (parágrafo del mismo artículo 1.5.2.2.2). La cuenta de cobro sigue siendo útil: es la solicitud de pago y trae los datos que ese documento necesita.
¿Sobre cuánto se paga la seguridad social?›
Quien celebra contratos de prestación de servicios personales y tiene ingresos netos mensuales de un salario mínimo o más cotiza mes vencido sobre una base mínima del 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir el IVA. Lo dice hoy el artículo 89 de la Ley 2277 de 2022, que la Corte Constitucional declaró exequible por el cargo de unidad de materia en la Sentencia C-019 de 2024. La regla anterior, el artículo 244 de la Ley 1955 de 2019, fue declarada inexequible en la Sentencia C-068 de 2020. Si tiene varios contratos, cotiza por cada uno.
¿Me pueden hacer retención en la fuente sobre la cuenta de cobro?›
Sí, cuando quien paga es agente de retención y lo cobrado son honorarios o compensaciones por servicios personales, que el artículo 103 del Estatuto Tributario considera rentas de trabajo. El parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2277 de 2022, aplica la tabla de retención de los asalariados a los pagos por rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral. La base se calcula por pagos mensualizados: el valor total del contrato menos los aportes obligatorios a salud y pensión, dividido por los meses de duración. Por eso conviene anexar la planilla pagada: sin ella, quien paga no tiene cómo descontar esos aportes de la base.
Si no me pagan, ¿puedo demandar con la cuenta de cobro?›
Por sí sola, casi nunca. El artículo 422 del Código General del Proceso sólo permite demandar ejecutivamente obligaciones claras, expresas y exigibles que consten en documentos que provengan del deudor. La cuenta de cobro la firma quien cobra, no quien debe. Puede llegar a servir si, junto con documentos que sí provienen del deudor —el contrato firmado, un acta de recibo a satisfacción o la aceptación escrita del valor y de la fecha de pago—, deja ver una obligación clara, expresa y exigible; eso lo decide el juez al estudiar la demanda. Por eso este modelo trae un espacio para que el pagador la acepte. Sin ese respaldo, lo usual es enviar primero un requerimiento de pago; si la deuda es de dinero, nace de un contrato, está determinada, es exigible y es de mínima cuantía, el artículo 419 del Código General del Proceso permite además acudir al proceso monitorio, que no exige título ejecutivo.
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Este modelo es información general basada en la normativa citada y no constituye asesoría legal para tu caso concreto. Revisa que los datos y las normas correspondan a tu situación antes de radicarlo. KippiLex no es una firma de abogados.