Solicitud de copias y acceso a la actuación ante la Fiscalía

Cuando la víctima necesita saber en qué va la investigación que originó su denuncia, o cuando la defensa necesita copia de los elementos que la Fiscalía tiene en su poder. Sirve también para pedir la constancia de radicación, el número único de noticia criminal, el nombre del fiscal asignado y copia de las decisiones de archivo, preclusión o aplicación del principio de oportunidad.

Ante la dirección seccional o la fiscalía delegada que conoce la actuación, por ventanilla de correspondencia o por el correo de notificaciones judiciales de la seccional. Si el despacho no es el competente, el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015 lo obliga a remitir la petición al que sí lo sea dentro de los cinco días siguientes y a enviar copia del oficio remisorio al peticionario.

Diez días hábiles para las peticiones de documentos e información, según el numeral 1 del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015; los plazos en días se cuentan hábiles conforme al artículo 62 de la Ley 4 de 1913. Si no responden en ese término, la ley entiende aceptada la solicitud para todos los efectos legales y la entidad ya no puede negar la entrega de los documentos, salvo los amparados por reserva. Si excepcionalmente no puede resolver a tiempo, debe informarlo antes del vencimiento, explicar los motivos y señalar un plazo razonable que no exceda del doble del inicial.

Copia del documento de identidad y la prueba sumaria de la calidad que se invoca. La víctima demuestra la suya con la constancia de radicación de la denuncia, la copia del formato de denuncia o el registro civil que acredite el vínculo; el defensor, con el poder o con el acta de designación como defensor público. El artículo 136 del Código de Procedimiento Penal exige precisamente que la calidad de víctima se demuestre sumariamente.

El ejercicio del derecho de petición es gratuito y no requiere abogado (artículo 13 de la Ley 1755 de 2015), y la actuación procesal no causa erogación alguna a quienes intervienen en ella (artículo 13 del Código de Procedimiento Penal). Cuando la entidad expide copias en soporte físico puede repercutir el costo de reproducción, que se evita pidiendo la entrega en formato digital.

Sólo con motivación. El artículo 24 de la Ley 1755 de 2015 dispone que únicamente tienen carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y enumera los casos. El artículo 25 obliga a que toda decisión que rechace la petición sea motivada, indique con precisión las disposiciones que impiden la entrega y se notifique, y prohíbe extender la restricción a las demás piezas del expediente no cubiertas por ella. El artículo 26 permite insistir ante el tribunal administrativo o el juez administrativo del lugar.

Pedir el expediente completo sin identificar la noticia criminal ni la calidad en que se actúa, lo que casi siempre produce una respuesta evasiva; y no acreditar sumariamente esa calidad. Conviene enumerar pieza por pieza lo que se necesita, pedir la entrega en medio digital y solicitar de una vez que, si alguna pieza está reservada, se entreguen las demás y se motive la negativa respecto de las excluidas.