Derecho de petición de información a entidad pública

Cuando lo que se pide es información o copia de documentos que reposan en una entidad pública: expedientes, contratos, actas, certificaciones, historiales o bases de datos. A diferencia de la petición general, aquí el plazo es de diez días y la entidad no puede exigir que se explique para qué se quiere la información.

Ante la entidad que tiene o controla la información, por su ventanilla de radicación, su correo de notificaciones o su sistema de PQRS. Si la entidad no es la competente, debe remitir la petición a la que sí lo es dentro de los cinco días siguientes e informarlo al peticionario.

Copia del documento de identidad. Si se pide información de un tercero o datos personales del propio peticionario, conviene acreditar la calidad en que se pide. Si actúa un apoderado, el poder.

Diez días hábiles contados desde la recepción, según el artículo 14 numeral 1 del Código de Procedimiento Administrativo (Ley 1437 de 2011), sustituido por la Ley 1755 de 2015. Si en ese lapso no responde, la solicitud se entiende aceptada para todos los efectos legales, la administración ya no puede negar la entrega y las copias deben entregarse dentro de los tres días siguientes.

Debe decirlo por escrito, motivar la negativa e indicar en forma precisa las disposiciones legales que impiden la entrega, porque el artículo 28 de la Ley 1712 de 2014 le impone la carga de la prueba. El peticionario puede insistir dentro de los diez días siguientes a la notificación, y entonces decide en única instancia el tribunal administrativo, si la autoridad es nacional, departamental o del Distrito Capital, o el juez administrativo si es distrital o municipal. La sentencia C-951 de 2014 precisó que en los municipios donde no exista juez administrativo el recurso puede instaurarse ante cualquier juez del lugar.

El derecho de petición es gratuito. Si la entrega exige reproducir documentos, el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014 permite cobrar un costo que no supere el valor de la reproducción y envío, y el artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo repite que el precio de las copias no puede exceder el valor de la reproducción ni el valor comercial de referencia en el mercado. Por eso conviene pedir la respuesta por vía electrónica, que la misma norma prefiere cuando es posible.

Pedir la información en términos vagos, que le permiten a la entidad responder cualquier cosa: conviene identificar cada documento por número, fecha y dependencia. También explicar para qué se quiere la información, que la ley no exige, y no dejar constancia de la fecha de radicación, de la que depende el silencio positivo de los diez días.