Cómo afiliar beneficiarios a la EPS: requisitos y documentos

¿Quiénes pueden ser beneficiarios de un cotizante?

En el régimen contributivo, los beneficiarios son el núcleo familiar del cotizante, tal como lo define el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016. Estos son los casos y el documento que acredita cada uno según el artículo 2.1.3.7:

¿Qué documentos pide la EPS para afiliar a los beneficiarios?

Necesitas dos cosas por cada beneficiario: su documento de identidad y el soporte del parentesco de la tabla anterior. El documento de identidad depende de la edad: registro civil o certificado de nacido vivo para bebés, registro civil hasta los 7 años, tarjeta de identidad de los 7 a los 17 y cédula de ciudadanía desde los 18. Para extranjeros aplican la cédula de extranjería, el pasaporte, el carné diplomático o el salvoconducto de permanencia, según corresponda (Decreto 780 de 2016, art. 2.1.3.5).

El decreto dice que los documentos de identificación se aportan una sola vez, si son requeridos. Y la Resolución 1823 de 2024 prohíbe a la EPS modificar el formulario o pedir información adicional a la que este trae.

¿Cómo se hace la afiliación paso a paso?

La afiliación se hace con el Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades que adoptó la Resolución 1823 de 2024. Puedes presentarlo en físico o por el canal digital que la EPS esté obligada a habilitar (art. 3).

Si radicas el formulario en físico, la EPS debe recibirlo y tramitar de inmediato la novedad. Negarse a recibirlo es una práctica violatoria de tu libre escogencia. Inscribe a cada beneficiario en la misma EPS en la que estás tú (Decreto 780 de 2016, art. 2.1.3.8) y guarda la constancia de radicación.

Ten presente que no hay afiliaciones retroactivas (art. 2.1.3.1). El beneficiario accede a los servicios del plan desde la fecha de su afiliación (art. 2.1.3.4). Por eso conviene radicar en cuanto se cumpla la condición, sin esperar a necesitar un servicio.

¿Qué hago si un familiar no cabe como beneficiario? El afiliado adicional

Si tienes a cargo a personas que dependen económicamente de ti, están hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad y no cumplen los requisitos para ser cotizantes ni beneficiarios, puedes incluirlas como afiliados adicionales (art. 2.1.4.5).

Esto tiene un costo: pagas la UPC del grupo de edad de cada persona, el valor de promoción y prevención y un 10 % adicional para la Subcuenta de Solidaridad. Tienen derecho a los servicios del plan, pero no a prestaciones económicas, y el período mínimo de inscripción y pago es de un año.

¿En cuánto tiempo debes aportar los documentos y qué pasa si no los tienes?

Si por fuerza mayor o caso fortuito no puedes aportar los soportes al afiliar, la EPS inscribe al beneficiario y tienes un mes para entregarlos. Pasado el mes, la EPS te avisa cada mes y te da tres meses más. Si aun así no los entregas, reporta la novedad y se suspende la afiliación de esos beneficiarios, salvo mujeres gestantes y menores de edad. Mientras tanto, los servicios distintos de la atención inicial de urgencias pueden quedar a tu cargo, y esa regla no aplica a los menores (art. 2.1.3.9).

El recién nacido queda afiliado desde el nacimiento, con el registro civil o el certificado de nacido vivo. El registro civil debe aportarse dentro de los tres meses siguientes (art. 2.1.3.10). Si el padre cotiza, puede tramitar su inclusión como beneficiario después del primer mes de vida, y el bebé queda en la EPS de la madre.

¿Qué errores dejan a un beneficiario sin cobertura o te cuestan plata?

Estos son los tropiezos más comunes con la afiliación de beneficiarios:

• No reportar que un beneficiario perdió la condición. Cumplió 25 años, dejó de depender de ti o consiguió empleo. Si sigue inscrito, debes reintegrar el valor de las UPC que el sistema pagó de más (art. 2.1.3.8).
• Inscribir a los padres teniendo cónyuge o hijos. Los padres son beneficiarios solo a falta de pareja e hijos.
• Creer que un hijo mayor de edad solo sigue si estudia. El decreto pide ser menor de 25 años y depender económicamente de ti. No menciona el estudio como requisito.
• Estar en dos lugares a la vez. Nadie puede ser cotizante y beneficiario, ni estar en dos EPS (art. 2.1.3.14). Si un beneficiario empieza a trabajar, pasa a cotizar por su cuenta.
• Esperar a que la afiliación se cuente hacia atrás. No existe la afiliación retroactiva.

¿Qué hago si la EPS no quiere afiliar a mi beneficiario?

Radica el formulario y los soportes, y pide la constancia con fecha. La EPS no puede negarse a recibirlos ni exigirte información distinta a la del formulario (Resolución 1823 de 2024, arts. 3 y 4). La Superintendencia Nacional de Salud vigila el cumplimiento de esa resolución (art. 8), y puedes presentarle una queja.

Si el beneficiario necesita atención y la EPS la bloquea por un trámite de afiliación, la acción de tutela es el camino más rápido para proteger su derecho a la salud.