Cómo sacar una firma electrónica en Colombia

¿Qué es una firma electrónica y en qué se diferencia de la firma digital?

El Decreto 2364 de 2012 define la firma electrónica por sus métodos: códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas. Sirven para identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. Deben ser confiables y apropiados para el fin de la firma (art. 1, numeral 3).

La firma digital es una clase de firma electrónica. La Ley 527 de 1999 la define como un valor numérico que se adhiere al mensaje de datos. Con un procedimiento matemático, permite comprobar que se hizo solo con tu clave y que el mensaje no cambió (art. 2, literal c).

En la práctica, la firma digital se apoya en un certificado que emite una entidad de certificación. La firma electrónica simple se apoya en lo que pactan las partes.

¿Una firma electrónica vale igual que la firma de puño y letra?

Sí, si cumple lo que dice la ley. Cuando se exige la firma de una persona, el requisito se cumple con una firma electrónica adecuada. Debe ser tan confiable como apropiada para el fin del mensaje, según las circunstancias y cualquier acuerdo aplicable (Decreto 2364 de 2012, art. 3). Con ese requisito, tiene la misma validez y los mismos efectos jurídicos que la firma (art. 5).

El decreto da dos pistas de confiabilidad. Los datos de creación de la firma deben corresponder exclusivamente al firmante. Además, debe poder detectarse cualquier alteración del mensaje hecha después de firmar (art. 4). Cualquiera puede demostrar de otra forma que la firma es confiable, o probar que no lo es.

Si las partes acuerdan un mecanismo de identificación, se presume que cumple los requisitos, salvo prueba en contrario. Quien pone el método a disposición debe asegurarse de que es técnicamente seguro y, si hay un pleito, le toca probarlo (art. 7).

En un proceso, los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos (Código General del Proceso, art. 244).

¿Cómo se saca una firma digital con certificado?

Solo puede emitirla una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Desde el Decreto Ley 19 de 2012 ya no basta la autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio: se exige esa acreditación (Decreto 333 de 2014, considerandos).

Antes de pagar, entra al Directorio Oficial de Acreditados de ONAC. Selecciona el esquema de entidades de certificación digital y comprueba que el alcance de la acreditación cubra lo que necesitas. Es lo que recomienda ONAC.

Cada entidad debe mantener su Declaración de Prácticas de Certificación a disposición del público, en físico y en su sitio web (Decreto 333 de 2014, art. 15). Allí encuentras las políticas y los requisitos que aplica, y en el certificado debe constar la fecha de emisión y de expiración (Ley 527 de 1999, art. 35).

El precio lo fija cada entidad libremente (Ley 527 de 1999, art. 31). Compara vigencia, forma de entrega y soporte antes de decidir.

¿Cómo se genera la firma electrónica de la DIAN?

Se llama Instrumento de Firma Electrónica (IFE). Combina una identidad electrónica ligada a tu RUT y una contraseña que defines tú. Como segundo factor de autenticación, recibes un código en tu correo o en tu celular por mensaje de texto (Resolución 227 de 2025 de la DIAN, art. 1.7.4.2).

Es gratuita, dura tres años desde que la generas y se tramita por autogestión en los servicios informáticos de la DIAN. Para generarla debes tener actualizado el RUT, y puedes repetir el proceso las veces que lo necesites (Resolución 80 de 2020, art. 4). La pueden generar personas naturales, incluso quienes residen en el exterior (art. 1).

El documento queda firmado cuando el sistema genera el acuse de recibo, con fecha y hora (art. 1.7.4.2, numeral 7). Está diseñada para los servicios de la DIAN, no para firmar un contrato con otra persona.

¿Cómo firmar un contrato con firma electrónica sin que lo tumben?

Lo que decide si la firma se sostiene es la prueba. Estos pasos ayudan a tenerla:

• Pacta por escrito el mecanismo: cuál es (clave, código por mensaje, huella o certificado) y cómo se identifica a cada parte. Incluye qué pasa si alguien dice que no firmó (Decreto 2364 de 2012, arts. 1 y 7).
• Usa un método que identifique a quien firma y deje claro que aprueba el contenido (Ley 527 de 1999, art. 7).
• Verifica que se pueda detectar cualquier cambio posterior al documento (Decreto 2364 de 2012, art. 4).
• Guarda el mensaje de datos de forma que se pueda consultar después, con la información de origen, destino, fecha y hora (Ley 527 de 1999, art. 12).
• Cuida tus datos de creación de la firma. Si quedaron comprometidos, avisa de inmediato a quien haya recibido o vaya a recibir documentos firmados por ti (Decreto 2364 de 2012, art. 6).

¿Qué actos no se resuelven solo con una firma electrónica?

La firma electrónica reemplaza la firma manuscrita, pero no las demás formalidades que la ley exige para cada acto. La venta de un inmueble no se reputa perfecta ante la ley sin escritura pública (Código Civil, art. 1857). Para disponer de un inmueble por poder, solo sirve el poder general por escritura pública o el especial que identifique el inmueble (Decreto Ley 19 de 2012, art. 89).

La norma que permitía otorgar escrituras públicas con firma digital (Decreto Ley 2106 de 2019, art. 60) fue declarada inexequible. Lo hizo la Sentencia C-159 de 2021, con efectos desde el 20 de junio de 2023. La Secretaría del Senado, con actualización al 31 de agosto de 2026, la publica como inexequible. Para esos actos, el camino sigue siendo la notaría.

Los poderes para procesos judiciales tienen su propia regla: pueden conferirse por mensaje de datos sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma (Ley 2213 de 2022, art. 5).

¿Qué pasa si pierdes tu clave o alguien firma en tu nombre?

Como firmante debes mantener el control y la custodia de tus datos de creación de la firma. Debes actuar con diligencia para evitar su uso no autorizado. Y debes avisar oportunamente si sabes que quedaron en entredicho (Decreto 2364 de 2012, art. 6).

Con una firma digital certificada, si pierdes la clave privada o corre peligro de uso indebido, estás obligado a pedir la revocación del certificado a la entidad. Si no lo haces, respondes por las pérdidas de los terceros de buena fe que confiaron en él (Ley 527 de 1999, art. 37).

Si alguien firma sin tu autorización, el decreto permite probar que la firma electrónica no es confiable (art. 4, parágrafo). Conserva los mensajes, los registros de acceso y la fecha en que te enteraste.