Cómo afiliar una empresa y sus trabajadores a seguridad social (EPS, ARL, pensión)

¿Qué seguridad social debe pagar una empresa por sus trabajadores?

Toda empresa que contrata trabajadores tiene cuatro afiliaciones que cumplir. Las dos primeras son obligaciones de sistema, las otras dos van con los aportes parafiscales:

• Salud: cada trabajador se afilia a una EPS. El empleador aporta el 8,5% y descuenta el 4% al trabajador.
• Pensión: cada trabajador se afilia a Colpensiones o a un fondo privado. Se cotiza el 16%: el empleador 12% y el trabajador 4%.
• Riesgos laborales: la empresa se afilia a una ARL y paga el 100% de la cotización.
• Caja de compensación familiar y, si no estás exonerado, SENA e ICBF: son aportes parafiscales a cargo del empleador.

¿Cómo afiliar una empresa a la ARL?

La ARL y la caja de compensación son las afiliaciones que hace la empresa como tal. La ARL la escoges libremente y diligencias el formulario que te entrega la administradora. La afiliación se entiende hecha al día siguiente de aquel en que la ARL recibe el formulario (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.2.1.3). La caja debe funcionar en la ciudad donde se causan los salarios o ser la más próxima (Ley 21 de 1982, art. 15).

Por esa razón conviene afiliar antes de que el primer trabajador empiece a laborar. La cotización varía según la clase de riesgo de la actividad. Con el valor inicial que se cobra a una empresa nueva, va de 0,522% para la clase I hasta 6,96% para la clase V (art. 2.2.4.3.5).

¿Cómo afiliar a los trabajadores a EPS y a pensión?

En salud, el trabajador escoge la EPS de forma libre y el empleador está obligado a inscribirlo (Ley 100 de 1993, art. 161, numeral 1). La afiliación se registra en el Sistema de Afiliación Transaccional del Ministerio de Salud y se inscribe en una sola EPS (Decreto 780 de 2016, art. 2.1.3.1).

En pensión, la afiliación es obligatoria para todos los trabajadores. La elección entre los regímenes es libre y voluntaria del afiliado, quien la manifiesta por escrito al vincularse. El empleador que desconozca ese derecho se expone a sanciones (Ley 100 de 1993, art. 13).

Ojo con una trampa frecuente: no existe una afiliación «de la empresa» a la EPS o al fondo de pensiones. La empresa no se «crea» en la EPS. Los afiliados son los trabajadores. El empleador es el aportante que les paga los aportes.

¿Cuánto paga la empresa y cuánto el trabajador?

La base es el salario mensual. Nunca es menor de un salario mínimo, que en 2026 es de $1.750.905 (Decreto 1469 de 2025), ni mayor de 25 salarios mínimos. Si el salario es integral, se cotiza sobre el 70%.

¿Qué aportes puede exonerar la empresa?

Puedes quedar exonerado si la empresa es una sociedad declarante de renta o una persona natural con dos o más trabajadores. No pagas entonces los aportes al SENA y al ICBF, ni la cotización de salud del empleador (8,5%), por los trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos (Estatuto Tributario, art. 114-1).

La exoneración no cubre todo. Sigues pagando pensión, riesgos laborales y la caja de compensación. Y para los trabajadores que ganan 10 salarios mínimos o más, todos los aportes siguen a cargo del empleador. La persona natural que emplea a un solo trabajador tampoco está exonerada.

¿Cuándo y cómo se pagan los aportes por PILA?

Todos los aportantes pagan por la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), que autoliquida salud, pensión, riesgos laborales, SENA, ICBF y caja en una sola planilla. La fecha depende de los dos últimos dígitos del NIT de la empresa (Decreto 780 de 2016, art. 3.2.2.1). El pago se hace a través de un operador de información PILA y ahí se registran también las novedades de ingreso y retiro.

¿Cómo afiliar la empresa en Sura, Sanitas, Nueva EPS, Positiva, Porvenir o Colpensiones?

La regla legal es la misma para todas las entidades. La empresa afilia a la ARL, y los trabajadores se afilian a la EPS y al fondo de pensiones que ellos escojan. Cada entidad tiene su propio portal y sus formularios, y las condiciones comerciales varían. Pero ninguna puede exigirte más que lo que dice la ley.

Por eso, si buscas «crear empresa en Sanitas» o «crear empresa en Porvenir», lo que necesitas es otra cosa. Afilia a cada trabajador en la entidad que él escogió, y a la empresa en una ARL. Las cesantías, incluido el Fondo Nacional del Ahorro, son un asunto aparte, con su propio plazo de consignación anual: nuestra guía sobre cesantías lo explica.

¿Qué pasa si la empresa no afilia a sus trabajadores o paga tarde?

Si no afilias a un trabajador o no giras a tiempo las cotizaciones, la empresa asume en su totalidad la atención de accidentes, riesgos, enfermedad general y maternidad (Ley 100 de 1993, art. 161, parágrafo). Además, los aportes que no se consignen a tiempo generan un interés moratorio igual al que rige para el impuesto de renta (art. 23).

El empleador responde por el total del aporte aunque no le haya descontado su parte al trabajador (art. 22). Y los perjuicios por informar mal el ingreso, incluso subdeclararlo, corren por cuenta del empleador.