Cómo inscribirse en el régimen simple de tributación y quién puede

¿Qué es el régimen SIMPLE de tributación?

Es una forma opcional de pagar impuestos para pequeñas y medianas empresas. En lugar de declarar renta y pagar el impuesto de industria y comercio por separado, pagas una tarifa consolidada sobre tus ingresos brutos. Esa tarifa sustituye el impuesto de renta. También integra el impuesto de industria y comercio, con avisos y tableros, y el impuesto al consumo cuando se prestan servicios de comidas y bebidas (arts. 903 y 907).

Lo que no cambia es tu obligación de cotizar a pensión. Además, el aporte del empleador a pensión se puede tomar como descuento en el recibo electrónico bimestral, dentro de los límites del parágrafo 4 del artículo 903. Y quedas exonerado de los aportes al SENA, el ICBF y salud de tus empleados que ganen menos de 10 salarios mínimos.

¿Quién puede inscribirse en el SIMPLE?

Se cumplen todas estas condiciones al tiempo (art. 905):

• Eres una persona natural que desarrolla empresa, o una persona jurídica cuyos socios son personas naturales, nacionales o extranjeras, residentes en Colombia. Las empresas unipersonales sí pueden entrar. Las personas jurídicas sin naturaleza societaria no.
• Tus ingresos brutos, ordinarios y extraordinarios, del año anterior fueron inferiores a 100.000 UVT. Como referencia, con la UVT de 2025 ($49.799) son $4.979.900.000. Las ganancias ocasionales y los ingresos no constitutivos de renta no cuentan para este límite. Si la empresa es nueva, la inscripción depende de que los ingresos del año no superen ese tope.
• Tienes RUT, firma electrónica y factura electrónica o documentos equivalentes.
• Si eres socio persona natural de otras empresas en el SIMPLE, o tienes más del 10% de otras sociedades, o administras otras empresas, el límite de ingresos se revisa de forma consolidada.

¿Una persona natural, una SAS o un médico independiente pueden estar en el SIMPLE?

Una persona natural cuenta como «empresa» cuando ejerce su actividad con criterios empresariales y sin los elementos de una relación laboral. Son señales de eso que dispongas de personal, inmuebles, maquinaria, equipos o insumos necesarios para tu actividad, siempre que no te los ponga el contratante (Decreto 1625 de 2016, art. 1.5.8.1.6).

Una sociedad por acciones simplificada puede inscribirse si sus accionistas son personas naturales residentes en Colombia y no está en una exclusión. En cambio, una sociedad que es accionista de otra queda por fuera (art. 906, numeral 6).

Los servicios profesionales, de consultoría y científicos, incluidas las profesiones liberales, también pueden entrar. Tienen su propio grupo de tarifas, que es el más alto. Un médico que trabaja por cuenta propia puede acogerse si cumple los requisitos y no está sujeto a una relación laboral disfrazada.

¿Quién no puede acogerse al SIMPLE?

El artículo 906 excluye, entre otros, a:

• Personas jurídicas extranjeras y personas naturales sin residencia en Colombia.
• Personas naturales con un contrato realidad laboral o una relación legal y reglamentaria. La DIAN no necesita que otra autoridad lo declare.
• Sociedades cuyos socios o administradores tengan en sustancia una relación laboral con el contratante, por prestar servicios personales con habitualidad y subordinación.
• Filiales, subsidiarias, agencias y sucursales de personas jurídicas nacionales o extranjeras.
• Sociedades que sean accionistas, partícipes o beneficiarias de otras sociedades o entidades.
• Entidades financieras y quienes se dediquen a microcrédito, factoraje, asesoría financiera o estructuración de créditos, gestión o arrendamiento de activos (o cuyos ingresos pasivos sean 20% o más de los ingresos brutos), energía eléctrica, automóviles, importación de combustibles o armas y explosivos.
• Sociedades resultantes de una escisión o segregación de un negocio ocurrida en los cinco años anteriores a la solicitud.
• Quienes desarrollen las actividades CIIU 4665, 3830 o 3811 con utilidades netas superiores al 3% del ingreso bruto.

¿Cuál es el plazo para inscribirse en el SIMPLE?

Si ya tienes RUT, el plazo es hasta el último día hábil de febrero del año gravable para el que quieres la opción (art. 909). Para 2026, el último día hábil de febrero fue el 27. Para 2027 es el 26 de febrero.

Si te inscribes por primera vez en el RUT, puedes pedir el SIMPLE en cualquier tiempo, siempre que lo marques en el formulario de inscripción. Y si lo olvidaste ahí, todavía puedes optar hasta el último día hábil de febrero de ese periodo gravable (Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.2.14).

Una vez eliges, mantienes el SIMPLE durante todo ese año gravable. Para volver al régimen ordinario el año siguiente, debes hacerlo antes del último día hábil de enero de ese año.

¿Cómo inscribirse en el SIMPLE paso a paso?

Los seis pasos de arriba cubren el trámite. El error más común es dejarlo para el último día de febrero. Para entonces ya debes tener lista la firma electrónica y la factura electrónica. Son requisitos del artículo 905 y sin ellos incumples la norma.

Cuando el incumplimiento es de firma electrónica o de factura electrónica, la norma lo trata como subsanable. Otros incumplimientos no lo son, como superar los 100.000 UVT o estar en una exclusión del artículo 906 (Decreto 1625 de 2016, arts. 1.5.8.4.1 y 1.5.8.4.2).

¿Cuánto se paga en el régimen SIMPLE?

La tarifa consolidada depende de tus ingresos brutos anuales y de tu grupo de actividad. Si haces varias actividades, aplica la tarifa más alta (art. 908, parágrafo 5). Si prestas servicios de comidas y bebidas, se suma el 8% del impuesto al consumo (parágrafo 1).

¿Qué obligaciones tienes una vez estás en el SIMPLE?

Presentas cada bimestre el recibo electrónico SIMPLE y pagas el anticipo. La base del anticipo depende de tus ingresos brutos del bimestre y usa los mismos grupos de la tabla. La obligación existe aunque no haya saldo por pagar (art. 910). La excepción son las personas naturales con ingresos que no superan 3.500 UVT: sólo presentan la declaración y el pago anual (art. 910, parágrafo 3).

Al cerrar el año presentas la declaración anual consolidada. El anticipo pagado se descuenta del valor final. También debes indicar en qué municipios obtuviste los ingresos, porque de ahí sale el impuesto de industria y comercio de cada uno.

Para que el anticipo o la declaración se den por cumplidos, tienes que pagar el valor total con el recibo oficial (art. 910, parágrafo 2). Presentar el formulario sin pagar no basta.